人力资源

员工工资单文件的目的和内容

一位在办公桌前处理工资单文件的女性

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员工工资单文件是与员工薪水有关的所有内容的存储库。创建工资单文件的主要原因是限制对位于人事档案中的其余机密信息的访问。

员工工资单文件的目的

工资单文件使会计人员能够在不访问员工机密信息的情况下向员工付款。会计人员可以将工资记录保存在对支付员工有意义的地方。在工资单和会计外包的情况下,对于员工的工资单记录来说,这是一种更加推荐的做法。

工资单文件限制了对机密员工信息的访问。员工工资单文件使会计和财务人员能够在方便的位置获得支付员工所需的信息。该位置应该是安全的,并且任何其他员工都无法触及。

您需要让会计人员知道工资单文件中的信息是保密的,未经人力资源人员许可和签字不得共享。会计人员也不应分享有关员工加薪、晋升、奖金的任何信息以及任何其他对员工保密的信息。

人力资源部不需要监控会计对员工工资单文件的访问。正如人事和医疗文件等相关员工文件所建议的那样,您应该限制对工资单文件的访问。只有需要信息才能完成工作的人才能看到内容。

员工工资单文件的内容

这是属于员工工资单文件的建议列表。

  • 招聘经理、人力资源部和员工签署的录取通知书
  • 存在员工合同时,由人力资源部和招聘经理签署的支付授权书
  • W-4 表格
  • 与涉及工资扣除的任何员工福利有关的文书工作和授权
  • 直接存款授权表
  • 带薪时间会计表格
  • 每小时每周时间表
  • 时钟记录,在使用的地方
  • 考勤记录
  • 费用报销请求,包括旅行和其他授权支出的文件和收据
  • 学费报销表和付款收据、书籍等
  • 预付款申请表
  • 公司贷款文件和付款时间表
  • 扣押订单和记录
  • 授权发布私人信息
  • 与每位员工加薪有关的文书工作
  • 与任何相关的文书工作 奖金 , 利润分享 , 或表扬奖
  • W-2 表格
  • 贵公司允许的任何其他工资单操作的授权

也称为 员工档案, 员工记录 , 人力资源档案, 文件

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