人力资源

员工人事档案内容

这些是属于员工人事档案的项目

漂亮的人力资源经理进行面试

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员工人事档案 是主要的员工档案,其中包含从就业申请到离职面谈和就业的雇佣关系历史 终止文件 .

访问员工人事档案

只有人力资源人员和员工的直接主管或经理可以访问员工人事档案中的信息,并且永远不会离开人力资源办公室。

在一些公司,文件的访问权限仅限于人力资源人员。在这些组织中,主管或经理保存自己的管理文件,其中包括他们可能需要访问的文件,例如先前绩效评估的副本。

各州的要求各不相同,更不用说国际上关于谁可以访问员工的人事档案的要求了。在某些州,员工有权访问甚至获得人事档案中信息的副本。在其他情况下,访问范围更窄。对于员工可以访问的内容,要求也有所不同。了解您雇用人员所在司法管辖区的规则,以遵守您的法律要求。

通常,您不希望在员工人事档案中保留员工无权访问的文档。您可以考虑将所有与背景调查、推荐信、面试清单和评级相关的文件保存在一个单独的文件中,该文件是为了存放与特定招聘和招聘活动相关的所有文件而创建的。

员工人事档案 通常存放在一个上锁的防火文件柜中,该文件柜位于人力资源人员可以访问的上锁位置。人事档案中员工信息的保密性至关重要。

在公司保存的所有员工档案中,员工人事档案最常被雇主、主管或人力资源人员日常访问以获取信息。

关于员工人事档案内容的注意事项

人事档案通常包含员工已经审查过的文件,因此他或她熟悉其内容。这包括工作申请、绩效评估、认可信、培训记录以及与调动和晋升有关的表格等文件。

在员工人事档案中归档任何文件时要考虑的基本原则和问题是这些。

  • 如果雇主被起诉,雇主是否需要特定文件来证明其决定的合理性?雇主在法庭上是否需要该文件?
  • 员工是否知道并理解该文件将归档在他或她的人事档案中?在大多数情况下,雇主应该让雇员签署文件,不是表示同意文件的内容,而是 承认他们知道 并已阅读该文件。
  • 任何关于员工的意外、意见或个人笔记都不应该放在员工人事档案中。只是事实,没有推测的想法,属于员工人事档案。

员工人事档案的内容

以下是有关雇主应保存在员工人事档案中的文件的建议。

工作经历

  • 申请工作
  • 恢复
  • 简历求职信
  • 教育验证
  • 就业验证
  • 拒绝信
  • 职位职位描述
  • 作业分析记录
  • 工作机会信 或雇佣合同
  • 职业介绍所或临时代理协议(如果使用)
  • 紧急联系信息
  • 签署的员工手册确认表,显示收到员工手册
  • 新员工入职培训清单,显示涵盖的主题和由谁
  • 任何搬迁协议和文件
  • 雇员与雇主之间的任何合同、书面协议、收据或确认(例如 竞业禁止协议 , 就业 合同 ,或与公司提供的汽车有关的协议)
  • 就业正式形式的生活,包括请求 转移 , 晋升 , 内部工作申请等
  • 与就业有关的任何其他文件

员工绩效发展、发展计划和改进

  • 使用的任何绩效评估或员工发展计划的副本
  • 员工自我评估
  • 任何正式咨询会议的记录
  • 出席或迟到的注意事项
  • 绩效改进计划文件
  • 纪律处分报告
  • 提供员工认可,例如证书、认可信等
  • 员工正式建议和建议,组织回应
  • 培训记录
  • 培训要求
  • 能力评估
  • 培训班或课程通知或时间表
  • 签署需求评估
  • 培训费用报告
  • 与员工讨论过的客户或同事的投诉

雇佣终止记录

  • 员工辞职信
  • 离职面谈文件
  • 眼镜蛇 通知
  • 就业结束清单
  • 最终核算员工就业的各个方面,例如最终薪水,假期工资,公司财产的归还等

底线

您只需要在员工人事档案中放置员工熟悉的文档。如果看到他们文件的内容让员工感到惊讶,那么您没有有效地管理文件的内容。

文章来源

  1. 人力资源管理学会。 ' 雇主必须向工人展示他们的人事档案吗? ' 于 2020 年 10 月 4 日访问。