项目管理

创建项目预算的简单步骤

带干擦记号笔的女商人在会议室创建项目预算

••• 英雄形象/盖蒂图片社

经验丰富的项目经理和在大公司工作的人将拥有软件和会计师来帮助他们制定项目预算。但如果你不这样做呢?如果您正盯着一张空白的电子表格或来自您的 项目资助 要求您汇总项目的财务状况,那么本文适合您。

我们将看看创建基本项目预算需要做的五件事。

使用你的任务列表

首先,拿出你的项目任务清单。你可能还有一个工作分解结构,如果你有,最好使用它。但是,只要它全面涵盖了您在项目中需要做的所有事情,任务列表就可以了。

如果您没有任务列表,那么是时候创建一个了。写下你必须做的所有事情,以及在项目完成之前你必须构建、制作或完成的事情。它不必按任何特定顺序排列,但它确实需要包含所有内容。

最后在这一步, 集思广益 与您的项目团队一起,因为您肯定会忘记一些事情。许多头都比一个好!

估计每个组件

现在浏览您的清单并计算出每件商品的价格。例如,“召开会议讨论需求”的任务可能涉及采购和招聘、预订会议室或购买您需要的资源,如投影仪或活动挂图笔。这涉及成本,因此请获取您的房间租用和其他设备的报价并记下它。

对任务列表中的所有内容都执行此操作,这样您最终会得到每个项目的价格。有些项目任务可能没有附加价格,这没关系。

将估算值加在一起

接下来将所有估计值加在一起。如果您在电子表格中列出项目列表,在下一列中添加成本,然后在底部的列中汇总,则最容易做到这一点。让电子表格为您计算!它成为您的预算电子表格。

最好也将您的成本分成几类,这样您就可以很容易地看到大部分资金的去向。使用“项目启动”、“基础设施”或“培训”等类别——选择在项目背景下有意义的分组。

添加应急和税收

如果您有一个水晶球并且可以 100% 准确地预测这些成本,那就太好了,但您可能对自己的能力没有信心!这就是应急措施的用武之地。它是一种资金基金,取决于您对自己的估计是否正确的信心。它与任何特定任务无关。这是一个整体的“应急罐”,以防您出错或错误地遗漏了一些东西。

如果您不知道要添加多少意外事件,请选择您在第三步中创建的总数的 10%。这是许多项目经理使用的非科学猜测,并在您需要时为您的预算提供一点缓冲。

在预算电子表格底部添加一行“应急”并指定您使用的百分比。

不要忘记添加任何销售税或其他未明确包含在您的单个项目估算中的税。

全部加起来,这就是您的最终预算金额。

获得批准

最后要做的是让您的经理或项目发起人批准您的预算。与他们讨论您如何将其组合在一起以及哪些元素构成了您的总体预算。

而已!项目预算是一项必不可少的项目管理技能,本指南将帮助您开始创建项目预算。